Hoewel het in theorie nog toegestaan is om een papieren boekhouding te voeren en het onder voorwaarden zelfs mogelijk is om de aangiften op papier te doen, zullen velen toch gewoon een digitaal boekhoudprogramma verkiezen. In de praktijk heb je de keuze uit talloze boekhoudprogramma’s. Je kan met een gratis boekhoudprogramma je eenmanszaak runnen, maar over het algemeen zijn er altijd wel problemen met dergelijke gratis boekhoudprogramma’s. Daarom is een gratis boekhoudprogramma niet zo’n goed idee. Beter kan je dan kiezen voor een goedkoop boekhoudprogramma. Hierbij kan je een boekhoudprogramma kopen of kiezen voor een online boekhoudprogramma. Hieronder is het een en ander uitgelegd en vind je ook de beste boekhoudprogramma’s terug.
Mogelijkheden van boekhoudprogramma’s
Hoewel de werking van elk boekhoudprogramma anders is, zijn er toch wel een aantal gelijkenissen. Zo is een boekhoudprogramma ontworpen om eenvoudig te zijn, ook als je kiest voor een gratis boekhoudprogramma of een goedkoop boekhoudprogramma. Dit wil zeggen dat je bij zo’n boekhoudprogramma niet alle grootboekrekeningen uit het hoofd moet kennen, maar dat je gewoon invoerschermen kan gebruiken. Via deze invoerschermen werk je dan je boekhouding bij. Je klikt bijvoorbeeld aan dat je een nieuwe factuur wil boeken, je past een aantal instellingen aan en het boekhoudprogramma doet de rest. Het voordeel hiervan is dat je minder snel fouten zal maken en dat je online of offline boekhoudprogramma alles voor jou bijhoudt, waardoor je ook pijnlijke boetes ontloopt.
Tevens kenmerkend aan een goed boekhoudprogramma is dat het je leven een stuk eenvoudiger maakt met behulp van de meest uiteenlopende automatisaties en integraties. En hierin kunnen boekhoudprogramma’s toch sterk verschillen. Bij vrijwel elk online boekhoudprogramma heb je tegenwoordig bankkoppelingen. Hiermee haal je automatisch informatie uit je rekeninguittreksels en komen je inkomende en uitgaande boekingen meteen in je administratie terecht. Daarbovenop is er nog veel mogelijk, maar op dit punt kan je niet anders dan boekhoudpakket per boekhoudpakket vergelijken. Denk daarbij aan functionaliteiten zoals Scan & Herken (inscannen van facturen, waarna alles wordt herkend en automatisch wordt geboekt), API-integraties om het boekhoudprogramma te koppelen met je facturatiesoftware en dergelijke meer. Bij het zoeken naar het beste boekhoudprogramma ga je maar beter na wat er al dan niet mogelijk is.
Voordelen en nadelen van een boekhoudprogramma gebruiken
Een van de grootste voordelen van een boekhoudprogramma gebruiken is eigenlijk dat je er zelf mee aan de slag gaat. Hierdoor kan je niet alleen besparen, maar behoud je ook veel beter het overzicht. Als ondernemer zou je eigenlijk voortdurend inzicht moeten hebben in de financiële situatie van je onderneming en bij het uitbesteden aan een boekhouder dreig je dit te verliezen. Daarom is een boekhoudprogramma gebruiken beter.
Verder hoef je bij het gebruik van een boekhoudprogramma de voordelen van een boekhouder niet te verliezen. Je kan je boekhouder namelijk toegang verlenen tot de boekhoudsoftware en hem een aantal zaken laten controleren. Zo ben je zeker dat alles goed zit en kan je toch mooi besparen.
Als je het vergelijkt ten opzichte van een boekhoudprogramma in Excel, zal een online boekhoudprogramma natuurlijk nog wel wat voordelen hebben. Denk bijvoorbeeld aan de tijdsbesparing door de automatisering, de flexibiliteit omdat je overal met je boekhouding aan de slag kan gaan en de veiligheidsvoordelen omdat leveranciers back-ups voor je maken. Ten opzichte van een papieren boekhouding bespaar je natuurlijk ook printkosten en opslagplaats in de kast.
Anderzijds zijn er ook nadelen verbonden aan een boekhoudprogramma gebruiken. Zo moet je natuurlijk een boekhoudprogramma kopen of er maandelijks voor betalen. Dat heb je natuurlijk niet als je een gratis boekhoudprogramma in Excel gebruikt, maar anderzijds kan je met goede boekhoudsoftware natuurlijk ook wel wat problemen en boetes voorkomen. Een ander nadeel van boekhoudsoftware is dat je zelf moet boekhouden. Niet elke ondernemer heeft daar de tijd of de kennis voor. Dan is het beter om de boekhouding gewoon aan je boekhouder over te laten.
Boekhoudprogramma’s vergelijken
Als je beslist om een boekhoudprogramma te gebruiken, zal je natuurlijk ook nog even een boekhoudprogramma moeten uitkiezen. Dit is gemakkelijker dan het lijkt, want er zijn er heel wat. Bovendien zal het beste boekhoudprogramma niet voor iedereen hetzelfde zijn. Hieronder is dan ook weergegeven waarop je zoal moet letten. Boekhoudsoftware vergelijken is hoe dan ook een goed idee.
Soort boekhoudprogramma
In de eerste plaats kan je een boekhoudprogramma kopen. Wil je een boekhoudprogramma kopen, dan moet je deze lokaal installeren. Mogelijk kan je alles op een server laten draaien zodat je ook vanaf verschillende computers toegang hebt tot je boekhouding. Het is op deze manier zelfs mogelijk om ook op andere locaties aan je boekhouding te werken, maar dit vergt natuurlijk wel wat technische spitsvondigheden.
Een online boekhoudprogramma wordt steeds vaker de regel. Het grote voordeel ten opzichte van een boekhoudprogramma kopen is dat de prijs op korte termijn een stuk lager is en de invloed op je cashflow beperkt is. Daarnaast is de boekhouding bij een online boekhoudprogramma steeds toegankelijk. Bovendien wordt een online boekhoudprogramma als een SaaS-pakket aangeboden. Dit wil zeggen dat alles in de cloud draait en dat de fabrikant instaat voor updates, aanpassingen en dergelijke meer. Een online boekhoudprogramma staat met andere woorden garant voor een optimale ontzorging.
Toch moet je ook overwegen om je boekhoudprogramma offline te gebruiken. Een boekhoudprogramma offline gebruiken heeft namelijk een groot veiligheidsvoordeel. Er zijn namelijk mensen die er echt een sport van maken om computerprogramma’s te kraken. Als je kiest voor een online boekhoudprogramma is het hoe dan ook aanbevolen om te kiezen voor een betrouwbare leverancier die in een goede beveiliging voorziet. Daarnaast ga je maar beter na of en hoe er back-ups worden gemaakt. Tevens moet je zelf voor de veiligheid instaan door goede wachtwoorden te kiezen en deze regelmatig te wijzigen. Gebruik nooit hetzelfde wachtwoord voor verschillende websites of programma’s en schrijf wachtwoorden nooit op.
Prijs van het boekhoudprogramma
Het is wel degelijk mogelijk om een boekhoudprogramma gratis te gebruiken, maar dat is meestal geen goed idee. Als een boekhoudprogramma gratis is, wil dit namelijk zeggen dat niemand er geld voor krijgt. En dan kan je ook niet meteen de beste service verwachten. Vaak wordt een gratis boekhoudprogramma niet (tijdig) geüpdatet, vinden er geen back-ups plaats en soms is een gratis boekhoudprogramma zelfs hopeloos verouderd. Hierdoor kan je tegen boetes aanlopen. Alsook kan je je vragen stellen bij de veiligheid van een gratis boekhoudprogramma. Dan is het beter dat je voor een goedkoop boekhoudprogramma kiest dan voor een gratis boekhoudprogramma.
Bij de betaalde boekhoudpakketten kunnen de prijzen sterk variëren. Je kan al een goedkoop boekhoudprogramma vinden voor enkele euro’s per maand, maar er zijn er ook waarbij de prijs tot honderden of duizenden euro’s oploopt. Uiteraard zijn er kwaliteits- en schaalverschillen, maar je merkt dat de prijs dus wel degelijk iets is om over na te denken. Duurder wil ook niet altijd zeggen dat het automatisch beter is. Over het algemeen is het wel zo dat goedkope boekhoudprogramma’s minder mogelijkheden bieden, maar anderzijds heb je ook niet altijd al de mogelijkheden van dure boekhoudpakketten nodig. Bovendien hebben goedkope boekhoudprogramma’s het voordeel dat ze vaak veel eenvoudiger te doorgronden zijn.
Als je boekhoudsoftware gebruikt en samenwerkt met een boekhouder, zal hij er vaak op aandringen om dezelfde boekhoudsoftware te gebruiken als de software die hij gebruikt. Dit maakt het voor hem eenvoudiger. Het nadeel is wel dat boekhouders zelden de goedkoopste boekhoudsoftware gebruiken. Anderzijds kan het kiezen voor dezelfde boekhoudsoftware ervoor zorgen dat je boekhouder sneller je boekhouding in orde kan brengen, wat dan weer in minder kosten resulteert. Je kan hier best even zelf met je boekhouder over spreken en nadien beslissen of je al dan niet voor het duurder boekhoudpakket kiest.
Mogelijkheden van het boekhoudprogramma
Net zoals de prijs kunnen ook de mogelijkheden van boekhoudpakketten sterk verschillen. In de basis zijn ze namelijk identiek, maar ze verschillen in wat erbovenop komt. Sommige boekhoudpakketten kunnen de boekhouding verregaand automatiseren. Denk daarbij aan het eerder aangehaalde Scan & Herken, maar ook aan zelflerende algoritmen die ervoor zorgen dat je zelf enkel nog het een en ander moet controleren. De meerprijs daarvan is echter heel hoog en daarom is zo’n uitgebreid boekhoudpakket vaak minder interessant voor kleine boekhoudingen.
Op de website van de ontwikkelaar staat vaak aangegeven wat het pakket allemaal kan, maar over het algemeen is het toch aangeraden om je op basis van andere ervaringen te oriënteren. Op het internet zijn er heel wat reviews te vinden, net zoals testrapporten. Als je boekhoudsoftware gaat gebruiken, maar ook samenwerkt met een boekhouder of accountant kan je ook daar even informeren.
Houd er wel rekening mee dat meer mogelijkheden ook een aantal nadelen hebben. Over het algemeen geldt namelijk dat hoe meer je met een boekhoudprogramma kan doen, hoe meer je ervoor moet betalen, hoe meer je zelf moet instellen en hoe ingewikkelder het is om ermee te werken. Een goedkoop en eenvoudig boekhoudprogramma kan daarom ook gewoon beter zijn.
Overstapservice
Wanneer je net start als ondernemer en voor het eerst op zoek gaat naar het beste boekhoudprogramma is overstappen van boekhouder natuurlijk niet relevant, maar in het andere geval ga je maar beter na of er een overstapservice is en wat deze juist inhoudt. Het handmatig overzetten van de boekhouding is namelijk een tijdrovende klus en dan is het handig als dit uit handen wordt genomen. Steeds meer leveranciers van boekhoudpakketten kunnen automatisch de informatie uit je vorig boekhoudpakket trekken en dit vervolgens integreren. Dit scheelt toch veel moeite. Ga wel altijd na of zo’n overstapservice gratis is. In het andere geval houd je natuurlijk rekening met het prijskaartje.
Klantenservice
Wanneer je met een nieuw boekhoudprogramma aan de slag zal gaan, heb je mogelijk nog een aantal vragen. Dan is het handig dat je vlot bij de softwareleverancier terechtkan. Ga dan ook na hoe de klantenservice is georganiseerd. Er zijn aanbieders waarbij je een supportticket moet indienen en waarbij je vervolgens enkele dagen later een antwoord krijgt, maar er zijn ook aanbieders waar je gewoon telefonisch terechtkan. Denk daarbij ook aan de aard van de vragen, want bij sommige boekhoudpakketten kan je enkel terecht voor technische vragen terwijl andere leveranciers zelf boekhouders in dienst hebben die ook boekhoudkundige vragen beantwoorden. Dit is toch een wereld van verschil.
Ten slotte kan je ook gewoon even kijken naar de informatie die alvast op de website te vinden is. Zijn er bijvoorbeeld tutorials te vinden, vind je extra informatie over specifieke boekingen en is er een verklarend woordenboek opgenomen? Het zijn allemaal zaken die in het voordeel spreken van bepaalde boekhoudsoftware.
Beste boekhoudprogramma’s van België
Het aantal boekhoudprogramma’s valt niet op één hand te tellen en een boekhoudprogramma’s overzicht weergeven is dan ook onbegonnen werk. Natuurlijk zijn er wel een aantal boekhoudprogramma’s die het in België goed doen en die te overwegen zijn. Hieronder zijn de beste boekhoudprogramma’s van België terug te vinden. Weet wel dat de mogelijkheden en tarieven sterk kunnen verschillen. We lichten ze daarom voor je toe.
Silvasoft
Silvasoft is een voorbeeld van een eenvoudig boekhoudprogramma. Het grote voordeel van dit simpel boekhoudprogramma is dat je enerzijds snel kan beginnen aan je boekhouding, maar dat je anderzijds via de vele modules wel de vrijheid behoudt. Je kan dit simpel boekhoudprogramma namelijk uitbreiden met extra modules voor de facturatie, de salarisadministratie, het voorraadbeheer enzovoort. Omdat deze modules met elkaar verbonden zijn, maak je het jezelf eenvoudiger. Door de lage prijzen is het een interessant boekhoudpakket voor bijberoepers.
Cashaca
Cashaca is een ander voorbeeld van een eenvoudig boekhoudprogramma. Wij vinden dit het beste boekhoudprogramma voor eenmanszaken die met auteursrechten werken, zoals copywriters, programmeurs en fotografen. Er is namelijk een koppeling voorzien tussen de app van Creative Shelter waarmee je auteursrechten kan factureren en dit boekhoudprogramma. Hierdoor worden gefactureerde auteursrechten automatisch juist verwerkt, ook in de btw-administratie. Bovendien worden je kosten automatisch op de juiste manier opgesplitst.
Exact boekhoudprogramma
Het boekhoudpakket Exact focust voornamelijk op kmo’s en hun accountants. Het Exact boekhoudprogramma heeft veel mogelijkheden waar boekhouders en accountants warm van worden, maar het Exact boekhoudprogramma is ook een voorbeeld van een boekhoudprogramma dat net wat duurder is. Hoe dan ook heb je bij het Exact boekhoudprogramma steeds in realtime toegang tot alle belangrijke bedrijfsgegevens, zijn er diverse (bank)koppelingen mogelijk en kan je eenvoudig samenwerken met je accountant.
Yuki boekhoudpakket
Ook het boekhoudprogramma Yuki focust op zowel ondernemers als hun accountants en biedt oplossingen om samen te werken. Het boekhoudprogramma Yuki staat een goede communicatie tussen de ondernemer en de accountant toe. Accountants krijgen bijvoorbeeld een controlelijst te zien waarmee ze sneller je boekhouding aan een controle kunnen onderwerpen. Daarom kiezen steeds meer accountants, en zo ook hun cliënten, voor het Yuki boekhoudprogramma.
Boekhoudprogramma Jortt
Het boekhoudprogramma Jortt vinden we persoonlijk het beste boekhoudprogramma voor verenigingen en vzw’s. De vele koppelingsmogelijkheden maken boekhouden met het boekhoudprogramma Jortt een stuk eenvoudiger. Ook voor grotere boekhoudingen is het boekhoudprogramma Jortt geschikt, want het zelflerend algoritme neemt veel werk uit je handen. Na ongeveer een maand kan het boekhoudprogramma Jortt al zo’n 99% van de bij- en afschrijvingen automatisch verwerken. Ook het opstellen van de jaarrekening wordt door het boekhoudprogramma Jortt voor jou gedaan.
Sage BOB boekhoudprogramma
Het Sage BOB boekhoudprogramma is de opvolger van de bekende Sage BOB 50. Het Sage BOB boekhoudprogramma is net zoals zijn voorganger ontworpen om minder tijd kwijt te zijn aan de boekhouding en om de samenwerking met een externe boekhouder eenvoudiger te maken. De ontwikkelaars van het Sage BOB boekhoudprogramma werken voortdurend aan nieuwe functionaliteiten en alles verloopt bijna automatisch. Het grote voordeel van het Sage BOB boekhoudprogramma is dat je het eenvoudig in je ERP-software kan integreren.
Wolters Kluwer boekhoudsoftware
Wolters Kluwer staat natuurlijk bekend als uitgeverij, maar ze bieden ook softwarematige oplossingen aan. De Wolters Kluwer boekhoudsoftware is daar een voorbeeld van. Een van de pluspunten van het Wolters Kluwer boekhoudpakket is dat je over krachtige analysetools beschikt. Data kan je bij de Wolters Kluwer boekhoudsoftware ook in Excel exporteren om zo aan eigen rapporten te sleutelen.
AFAS boekhoudpakket
Tot slot kunnen we ook nog het AFAS boekhoudpakket tot de beste boekhoudsoftware van België rekenen. Het AFAS boekhoudpakket wordt door meer dan 11.000 organisaties gebruikt en is vooral interessant door de vele extra automatiseertools. Zo kan je bij het AFAS boekhoudpakket meteen ook je personeels- en salarisadministratie automatiseren of je ordermanagement. Het AFAS boekhoudpakket moet je dan ook hierin kaderen en wordt gebruikt om het volledige financiële proces te automatiseren.
Boekhoudsoftware en boekhouder combineren
Nog te vaak horen we dat mensen twijfelen tussen een boekhouder of boekhoudsoftware, maar je kan ze ook perfect combineren. Je voert dan zelf de boekhouding in de boekhoudsoftware en nadien voert je boekhouder een aantal controles uit en maakt hij de aangiftes in orde. Uiteraard kan je ook vragen stellen en kan je ingewikkelde boekingen aan je boekhouder overlaten. Deze combinatie staat je toe om flink te besparen op je boekhoudkosten zonder dat je aan kwaliteit hoeft in te boeten. Natuurlijk moet je de keuze dan wel afstemmen met je boekhouder. Vaak zal hij je de beste boekhoudsoftware aanreiken.
