FinanceOndernemen

Een goede boekhouder voor vrije beroepen is geen overbodige luxe

Voor vrije beroepers gelden een aantal bijzondere boekhoudkundige regels. Bovendien kan ook de bevoegde orde eigen regels opleggen waar rekening mee moet worden gehouden. Het wordt al snel behoorlijk complex en daarom wordt vaak aangeraden om te rekenen op een gespecialiseerde boekhouder voor vrije beroepen, zeker voor starters die hun weg nog moeten zien te vinden. Hieronder leggen we het een en ander voor je uit.

Boekhoudkundige regels voor vrije beroepen

Zelfstandigen die een vrij of intellectueel beroep uitoefenen, zijn in principe niet aan de boekhoudwetgeving onderworpen. Het gaat onder meer om vertalers, boekhouders, notarissen, advocaten, landmeters enzovoort. Dit wil echter niet zeggen dat zij helemaal geen boekhoudkundige verplichtingen hebben of niet hoeven te rekenen op een boekhouder voor vrije beroepen. Artikel 320 van het Wetboek van de Inkomstenbelasting legt hen namelijk een aantal andere verplichtingen op. Hieronder leggen we het een en ander uit.

Verplicht ontvangstbewijs

In de eerste plaats moeten zij na elke inning, ongeacht of het nu gaat om een commissieloon of een onkostenvergoeding, een ontvangstbewijs afleveren. Dit ontvangstbewijs moeten zij uit een speciaal daartoe voorzien boekje trekken. Er zijn diverse boekjes voorzien. Zo moet een psycholoog in principe het model 320/A2, bijlage 1 gebruiken. Wanneer de psycholoog echter vrijgesteld is van btw, dient hij het model 320/A1, bijlage 1 te gebruiken. Een boekhouder voor vrije beroepen kan je hierover informeren.

Deze formulieren worden enkel door de FOD Financiën gedrukt (ontvangstbewijzen voor verstrekte hulp) of door een door de FOD Financiën erkende drukker (andere ontvangstbewijzen) en dienen aldaar te worden besteld. In principe moet de vrije beroepsbeoefenaar zowel het origineel als het dubbel uit het boekje trekken, maar voor (para)medische beroepen geldt dan weer dat het ontvangstbewijs absoluut niet van het getuigschrift van verstrekte hulp mag worden gescheiden.

De ontvangen formulieren blijven onbeperkt geldig, maar op het einde van het jaar moeten de onvolledig afgesloten boekjes of de reeksen van 50 kettingformulieren wel worden afgesloten.

Dagboek bijhouden

Daarnaast zijn vrije beroepers verplicht om een dagboek bij te houden waarin zij hun ontvangsten en uitgaven noteren. Hierin worden zowel de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten als de andere voordelen waarvoor zij geen ontvangstbewijs moeten afleveren, genoteerd. Ook hun behoorlijk verantwoorde uitgaven dienen ze erin te noteren.

In de praktijk zullen zij op de afsluitdatum van elk boekje of elke reeks de totalen naar het dagboek overdragen. Dit kan beperkt worden tot een samenvattende boeking per maand. Ook wanneer de onvolledig afgesloten boekjes of de reeksen verplicht moeten worden afgesloten, dient het een en ander in het dagboek te worden ingeschreven. Uiteraard kan ook de boekhouder voor vrije beroepen dit voor hen doen.

Bewaarplicht

Net zoals andere ondernemers rust er ook op de vrije beroepsbeoefenaar een bewaarplicht. Ze moeten de gebruikte boekjes gedurende zeven jaar bewaren. Deze termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar waarin het boekje is verbruikt. Als de fiscus dit vraagt, moet het worden voorgelegd. Ook ten opzichte van andere documenten, zoals de bankuittreksels of de bewijsstukken ter verantwoording van de uitgaven, geldt deze bewaarplicht.

Toch maar beter rekenen op een boekhouder voor vrije beroepen

Bovenstaand overzicht geeft slechts een beperkte samenvatting weer van de boekhoudkundige regels die gelden ten aanzien van de vrije beroepers. In de praktijk zijn er vaak nog heel wat extra boekhoudkundige regels waar rekening mee dient te worden gehouden. Omdat het behoorlijk complex is, wordt aangeraden om een boekhouder voor vrije beroepen in te schakelen. Hieronder zijn een aantal voorbeelden weergegeven. Ze tonen aan dat vrije beroepers inderdaad baat hebben bij een boekhouder voor vrije beroepen.

Logopedist en boekhouder voor vrije beroepen

Diensten van logopedisten worden bestempeld als diensten van onderwijs en zijn conform artikel 44 van het btw-wetboek vrijgesteld, maar bij het combineren van een handelsactiviteit is het btw-nummer toch te activeren. Daarnaast moet elke logopedist een aangifte doen in de personenbelasting en moet een fiscaal dagboek worden bijgehouden. In de praktijk is het al snel heel ingewikkeld en kunnen zij maar beter een boekhouder voor vrije beroepen inschakelen.

Notaris en boekhouder voor vrije beroepen

De notaris is aan heel strenge regels onderworpen als het gaat over het voeren van zijn boekhouding. Hij moet bijvoorbeeld een specifiek rekeningenstelsel hanteren. Uiteindelijk beheert de notaris nu eenmaal aanzienlijke bedragen van derden en is het maar logisch dat dit strikt is gecontroleerd. De notaris laat zich dan ook maar beter bijstaan door een boekhouder voor vrije beroepen.

Landmeter-expert en boekhouder voor vrije beroepen

De landmeter-expert is wel aan de btw onderworpen en moet, net als bijvoorbeeld een logopedist, aangifte doen in de personenbelasting. Net zoals de andere vrije beroepers moeten zij ook een fiscaal dagboek bijhouden. De landmeter-expert kan zich verder in een vennootschap organiseren, maar de statuten moeten wel aan de Federale Raad worden voorgelegd. Een boekhouder voor vrije beroepen kan informeren over de diverse steunmaatregelen.

Architect en boekhouder voor vrije beroepen

Als stagiair is een registratie als btw-belastingplichtige niet verplicht, maar eenmaal de architect ook eigen projecten uitvoert wel. Het maakt daarbij niet uit hoe klein of groot deze projecten zijn. Toch kan het soms toch interessant zijn dat de stagiair zich als btw-plichtige registreert, bijvoorbeeld omdat de btw op de investeringen dan kan worden gerecupereerd. Een ervaren boekhouder voor vrije beroepen kan je hierover informeren.

Reken op een ervaren boekhouder voor vrije beroepen

Als vrije beroeper is het voeren van een boekhouding extra ingewikkeld. Bovendien moet er vaak ook rekening worden gehouden met bijkomstige regels die door de orde worden opgelegd. Het is belangrijk dat een boekhouder voor vrije beroepen hier voldoende ervaring mee heeft. Een boekhouder voor vrije beroepen is namelijk het eerste aanspreekpunt en zal je wegwijs moeten maken doorheen de fiscale en praktische zaken. Het vinden van een geschikte boekhouder voor vrije beroepen is niet altijd makkelijk, maar er zijn wel partijen die je daarbij kunnen helpen. Zij zijn gespecialiseerd in het vinden van een geschikte boekhouder voor vrije beroepen en helpen vrijblijvend bij het vinden van de juiste match.

Laat meer zien
Back to top button