Elke ondernemer zal vroeg of laat wel eens met de jaarrekening te maken krijgen. Is het niet omdat hij het zelf moet neerleggen, dan is het wel omdat hij informatie tracht te vergaren uit de jaarrekening van een andere onderneming. Daarom doe je er goed aan om je in deze materie te verdiepen. Wat is een jaarrekening? Hoe moet je een jaarrekening opmaken? En waarom moet de Nationale Bank je jaarrekening hebben? Hieronder ontdek je de antwoorden.
Algemene informatie over de jaarrekening
Een jaarrekening is een financieel jaarverslag van een onderneming. De jaarrekening geeft een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een onderneming. De jaarrekening bestaat uit een balans, een resultatenrekening en een toelichting. De sociale balans maakt met andere woorden geen deel uit van de jaarrekening, maar moet net als de jaarrekening wel worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Vroeger maakte de sociale balans wel deel uit van de jaarrekening en bovendien kan het in sommige gevallen nog steeds bij de toelichting worden opgenomen.
De balans is een monetaire staat waarop de bezittingen en de financieringsbronnen van deze bezittingen worden weergegeven. Het is een momentopname en het wordt onderverdeeld in hoofdrubrieken, waarbij de codes naar de MAR-rekeningen verwijzen.
De resultatenrekening wordt ook wel eens de winst-en-verliesrekening genoemd en biedt een overzicht van alle opbrengsten en kosten van de onderneming gedurende het jaar. Hierbij wordt ook duidelijk wat de behaalde winst of het geleden verlies is.
De toelichtingen bevatten een aantal informatieverplichtingen. Het gaat onder meer over de gehanteerde waarderingsregels van de onderneming. Dankzij deze informatieverplichtingen kan de lezer de neergelegde balans en resultatenrekening beter interpreteren.
Doel van de jaarrekening
De jaarrekening dient verschillende doelen. Intern helpt de jaarrekening bijvoorbeeld om tot bepaalde financiële beslissingen over te gaan. Vaak maakt men daarvoor gebruik van een interne jaarrekening die kan afwijken van de wettelijk verplichte jaarrekening.
In de praktijk is de jaarrekening ook interessant voor andere ondernemingen. Op basis van de jaarrekening kunnen zij namelijk de financiële gezondheid van je onderneming nagaan. Zij kunnen dan bepalen of ze al dan niet zaken met je wensen te doen en of ze bepaalde voorwaarden of voorschotten zullen hanteren of vragen. Op dezelfde manier biedt de jaarrekening ook belangrijke informatie voor beleggers of investeerders. De jaarrekening waarborgt met andere woorden dat er objectieve informatie voorhanden is.
Net omdat de jaarrekening zo belangrijk is, is het maken en neerleggen van de jaarrekening verplicht. Ondernemingen die hun jaarrekening niet of laattijdig neerleggen, riskeren dan ook een boete. Om te voorkomen dat ondernemingen hun jaarrekening niet zouden neerleggen om bepaalde situaties te verdoezelen en dat ze daarbij de boetes voor lief nemen, kan de vennootschap zelfs worden ontbonden als de jaarrekening niet tijdig wordt neergelegd. Vanaf de achtste maand na het afsluiten van het boekjaar kan er een vordering worden ingesteld tot de ontbinding van de vennootschap. In de praktijk kan de rechter wel nog een korte regularisatietijd toestaan. Zowel het openbaar ministerie als de belanghebbenden, zoals schuldeisers en aandeelhouders of zelfs concurrenten, kunnen de vordering tot ontbinding instellen.
Uiteraard moet het belang van de jaarrekening ook enigszins worden gerelativeerd. Men moet namelijk beseffen dat de jaarrekening altijd al minstens enkele maanden oud is. Het gaat om een momentopname en het blijft evenwel mogelijk om de balans te manipuleren, vaak eerder omwille van fiscale redenen. Boekhoudkundige handigheidjes, fiscaal gekleurde gegevens en verborgen agenda’s worden niet duidelijk bij het bestuderen van de jaarrekening.
Wanneer is een jaarrekening verplicht?
Voor eenmanszaken, vof’s en gewone commanditaire vennootschappen, behalve wanneer zij tot de middelgrote vennootschappen zouden behoren, is er geen sprake van een jaarrekening verplicht neerleggen. Voor de andere ondernemingen is een jaarrekening verplicht op te stellen en neer te leggen. Wel hanteert men verschillende schema’s en zijn de verplichtingen niet voor alle ondernemingen even zwaar.
Zo mogen kleine vennootschappen een beperkt schema publiceren waarin zelfs een aantal rubrieken volledig zijn weggelaten. Er is sprake van een kleine vennootschap wanneer maximaal 1 van de volgende drempelwaarden zijn overschreden:
- Personeelsbestand: 50 FTE’s
- Omzet: 9 miljoen euro
- Balanstotaal: 4,5 miljoen euro
Grote vennootschappen moeten dan weer het volledige schema hanteren, net zoals zeer grote vzw’s of stichtingen. Er is sprake van een grote vennootschap wanneer meer dan 1 van de bovenvermelde drempelwaarden zijn overschreden.
Voor moeder- en dochterondernemingen is het verplicht om een geconsolideerde jaarrekening te publiceren. Hierbij worden wederzijdse vorderingen en operaties tussen moeder- en dochterondernemingen weggelaten zodat er geen vertekend beeld kan ontstaan. In feite worden de verschillende juridische entiteiten economisch als een enkele entiteit beschouwd. Dit is een zeer complexe aangelegenheid, zeker wanneer het gaat om groepen met een veranderende of weinig transparante structuur. In ieder geval dienen zij verregaande consolidatieregels te hanteren, zoals de verplichting om een gelijke afsluitdatum te hanteren en identieke waarderingsregels te gebruiken.
Voor microvennootschappen die op de datum van de jaarafsluiting geen moeder- of dochtervennootschap zijn, geldt ten slotte dat zij het micromodel mogen hanteren. Opdat er sprake zou zijn van een microvennootschap, mag er maximaal 1 van de volgende drempelwaarden worden overschreden:
- Personeelsbestand: 10 FTE’s
- Omzet: 0,7 miljoen euro
- Balanstotaal: 0,35 miljoen euro
Systematiek van de jaarrekening
Aan een jaarrekening opstellen gaat er uiteraard een uitgebreid boekhoudkundig proces vooraf, maar ook na het opstellen van de jaarrekening moeten er een aantal zaken gebeuren. Het is belangrijk dat je het goed doet, want anders riskeer je minstens een boete.
Opstellen van de jaarrekening
In België hebben wij een gestandaardiseerde jaarrekening. Dit komt door Europese regelgeving. Door te kiezen voor een gestandaardiseerde jaarrekening is het eenvoudiger om jaarrekeningen met elkaar te vergelijken en dit draagt dan weer bij aan de eengemaakte Europese markt. Bij het opstellen van een jaarrekening ben je dus verplicht om een specifiek schema te gebruiken. Dit geldt niet alleen ten opzichte van de balans en de resultatenrekening, maar ook ten opzichte van de toelichtingen.
Voor het opstellen en neerleggen van de jaarrekening is het het eenvoudigst om de schema’s en de neerleggingssoftware te gebruiken. Deze zijn te raadplegen op de website van de Nationale Bank van België. Enkel hier ben je zeker dat het gaat om de meest recente versie, wat door de voortdurende updates en wijzigingen niet onbelangrijk is.
Neerleggen van de jaarrekening
Na het opstellen van de jaarrekening zal deze wellicht ook openbaar moeten worden gemaakt. Hiervoor dient de jaarrekening te worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. In de praktijk zal dit gebeuren nadat de algemene vergadering de jaarrekening heeft goedgekeurd.
De jaarrekening neerleggen gebeurt digitaal. Er moet hoe dan ook neerleggingsgeld worden betaald. De exacte tarieven zijn afhankelijk van een aantal factoren. Voor de neerlegging van de volledige jaarrekening betaal je bijvoorbeeld 307,80 euro als het in het XBRL-formaat wordt neergelegd en 364,70 euro bij een neerlegging in een pdf-formaat. Bij een verkort model gaat het respectievelijk om 73 en 129,80 euro. Voor verenigingen en stichtingen gelden dan weer andere tarieven. Hoe dan ook worden deze tarieven jaarlijks aangepast.
Rekenkundige testen
Na de neerlegging van de jaarrekening zal de Balanscentrale automatisch een aantal rekenkundige controles uitvoeren. Het gaat bijvoorbeeld na of de jaarrekening tegenstrijdige financiële informatie bevat. Men gaat bijvoorbeeld na of de vorderingen op meer dan één jaar gelijk zijn aan de som van de handelsvorderingen op meer dan één jaar en de overige vorderingen op meer dan één jaar.
Onthoud wel dat een jaarrekening die dergelijke testen doorstaat, nog niet automatisch waarheidsgetrouw is. Men kan ook op zo’n manier met de jaarrekening sjoemelen dat mathematisch alles wel gewoon correct lijkt. Dergelijke wiskundige testen sporen dan ook veeleer vergissingen en vergetelheden op dan echte fraude. Bovendien is deze automatische controle louter tot de wiskunde beperkt. Het kan dus niet oordelen over de rechtmatigheid van wat er in de toelichting is opgenomen. Daarom speelt de revisor zo’n belangrijke rol bij de redactie van de jaarrekening.
Openbaarmaking van de jaarrekening
Ten slotte gaat men in principe over tot de openbaarmaking van de jaarrekening. Hierdoor is het mogelijk om ook de jaarrekeningen van andere bedrijven te raadplegen en om een financieel inzicht te krijgen in de bedrijven van je klanten. Aan de openbaarmaking van de jaarrekening kan worden ontkomen indien kan worden aangetoond dat dit schadelijke gevolgen heeft voor de onderneming of voor derden. Ook de in België gevestigde bijkantoren van buitenlandse ondernemingen kijken niet tegen een openbaarmaking aan.
Analyse van de jaarrekening
De jaarrekening van een onderneming is een heel interessante bron van informatie. De jaarrekening kan namelijk worden gebruikt om inzicht te verwerven in de financiële situatie. Zo kunnen via de jaarrekening bedrijven weten hoe kredietwaardig de onderneming is. Het is net daarom dat een jaarrekening verplicht is en dat men zo transparant dient te zijn. Over het algemeen bestaat de analyse van de jaarrekening uit vier belangrijke onderdelen die hieronder worden toegelicht.
Voor de analyse van de jaarrekening maakt men meestal gebruikt van de online jaarrekening. De online jaarrekening wordt door de Nationale Bank van België ter beschikking gesteld. Naast de online jaarrekening worden vaak ook bedrijfsgegevens ter beschikking gesteld door gespecialiseerde bedrijven. Soms worden bedrijfsgegevens zelfs aan deze aanbieders verkocht. Je kan de analyse van de jaarrekening zelf maken, maar vaak hebben dergelijke aanbieders al (automatisch) een analyse gemaakt. Een voorbeeld hiervan is Trends Top. Hier kan je voor 25 euro (excl. btw) een financieel rapport over een Belgisch bedrijf bestellen. Zo’n financieel rapport is een bijzonder gedetailleerde en betrouwbare bedrijfsanalyse met onder meer een kredietadvies, een gezondheidsscore en informatie over het betalingsachterstandsrisico.
Eenvoudige analysetechnieken
In de eerste plaats zijn er een aantal eenvoudige manieren om via de jaarrekening inzicht te verkrijgen in de financiële situatie. Het gaat daarbij meestal om een structuuranalyse. Zo’n structuuranalyse helpt de ondernemingsresultaten en de balans eenvoudiger tot uiting te brengen, bijvoorbeeld door de op de balans voorkomende bedragen als percentage van het totaal actief of passief weer te geven. Dit maakt vergelijken eenvoudiger dan het werken met absolute bedragen.
Daarnaast kan er ook een tijdsanalyse worden gemaakt. Hierbij wordt de evolutie van bepaalde bedragen over een langere termijn van twee of meer boekjaren bekeken. Bij dergelijke langere periodes is het wel belangrijk om bedragen te indexeren zodat er correct wordt vergeleken.
Vermogensanalyse van de jaarrekening
Bij de vermogensanalyse gaat men de vermogenswijzigingen na. De vermogensanalyse is een stuk belangrijker en behelst de financiële situatie van de onderneming waar men mee handelt. In de eerste plaats gaat het om de berekening van de cashflow, maar denk daarnaast ook aan de vermogensstroomanalyse. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen de naïeve vermogensstroomanalyse en de gedetailleerde vermogensstroomanalyse. Uiteraard krijgt die laatste de voorkeur. Hoe dan ook hebben ze alle twee tot doel om een vermogensstroomtabel op te stellen. Ten slotte gaat het ook om een onderzoek naar de aanwendingen en bronnen van het netto bedrijfskapitaal.
Analyse van de toegevoegde waarde
De analyse van de toegevoegde waarde wordt niet zo vaak gemaakt, of toch niet op ondernemingsniveau. De analyse van de toegevoegde waarde helpt onder meer te bepalen in welke mate een onderneming aan de nationale welvaart bijdraagt. Dit is onder meer belangrijk voor de overheid die op basis van marktanalyses van de toegevoegde waarde de te innen belastingen kan begroten, wat in de praktijk een ongelofelijk complex gebeuren is.
Ratio-analyse van de jaarrekening
Via de ratio-analyse is het mogelijk om een aantal kengetallen te bepalen die belangrijke informatie bieden over onder meer de rentabiliteit van de onderneming. De ratio-analyse is veruit de bekendste analysemethode en vergt een aantal wiskundige berekeningen. De verschillende ratio’s bespreken en berekenen zou ons te ver brengen van de essentie, maar het is goed om te weten dat er een onderscheid kan worden gemaakt tussen de financiële ratio’s en de productiviteitratio’s.
- Productiviteitsratio’s
De toegevoegde waarde van een grote onderneming kan in absolute grootorde dan wel heel ruim zijn, maar eigenlijk moet je dat vergelijken ten opzichte van de ingezette productiefactoren. Daarom zijn er de productiviteitsratio’s. Op basis van de jaarrekening kan men bijvoorbeeld de toegevoegde waarde per personeelslid bepalen. Ook het bepalen van de kapitaalsproductiviteit is belangrijk.
- Financiële ratio’s
De financiële ratio’s behelzen een onderzoek naar de liquiditeit (de mate waarin een onderneming op korte termijn de schulden kan betalen), de solvabiliteit (de verhouding tussen het vreemd vermogen en het eigen vermogen) en de rentabiliteit (winstgevendheid van de onderneming).
De jaarrekening uitbesteden
Laat het duidelijk zijn dat het opstellen van een jaarrekening ongelofelijk complex is, terwijl het van het grootste belang is dat je dit correct doet. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor, zelfs wanneer ze een boekhoudprogramma gebruiken, om het opstellen van hun jaarrekening geheel of deels uit te besteden.
Volgens onderzoek aan de Universiteit Gent maakt slechts 18,2% van de Belgische kmo’s samen met een externe boekhouder zelf de jaarrekening op, terwijl 42,1% de opmaak van de jaarrekening volledig uitbesteedt en 39,7% de jaarrekening volledig intern uitvoert. Vooral een gebrek aan interne knowhow, de wil om te focussen op de kernactiviteiten en kostenreducties worden vaak als reden genoemd. In vrijwel alle gevallen waarbij men tot uitbesteden overgaat, merkt men dat een externe boekhouder dit tegen een lagere kostprijs kan uitvoeren dan wanneer men dit intern zou doen. Wanneer men de jaarrekening intern opstelt, is dit voornamelijk omdat men de informatie in de onderneming beschikbaar wil houden en een directe, interne opvolging verkiest.
