Bij een webshop spreken we van een verkoop op afstand, net zoals dat bij de verkoop per telefoon het geval is. Omdat consumenten bij zo’n verkoop op afstand het goed niet zelf kunnen zien, uitproberen, voelen of ruiken, heeft de wetgever een aantal beschermende consumentenrechtelijke regels opgelegd. Dat heeft onder andere betrekking op de vermeldingen die de webshop juridisch verplicht moet opnemen indien het verkoopt aan consumenten. Welke vermeldingen de webshop juridisch moet opnemen? Dat ontdek je hier.
Verplichte juridische vermeldingen voor elke website
Wanneer je zakelijk een website of Facebookpagina hebt, moet je je daarop voldoende identificeren. Dat is het geval voor een informatieve website, maar dergelijke zaken moeten ook op een webshop juridisch verplicht aanwezig zijn. Je moet je dus op je webshop juridisch identificeren door volgende zaken mee te delen:
- De naam van je onderneming;
- De rechtsvorm van je onderneming en, indien een vennootschap, het adres van de maatschappelijke zetel en de RPR-vermelding;
- Het adres van je onderneming;
- Een eventueel mailadres van je onderneming;
- Het ondernemingsnummer en btw-nummer.
Privacyverklaring nodig om webshop juridisch in orde te krijgen
Als webshop zal je sowieso persoonsgegevens van klanten opslaan en verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de naam, het adres en het mailadres. In dat geval moet je via een privacyverklaring duidelijk communiceren wat je webshop met die persoonsgegevens doet. Dit moet je voldoende begrijpelijk, toegankelijk en beknopt formuleren opdat het voldoende leesbaar is voor gebruikers. In de praktijk moeten volgende zaken in de privacyverklaring van je webshop juridisch verplicht worden opgenomen:
- Wie verzamelt de informatie (identificatie en contactgegevens)? Indien er een DPO is aangesteld, geef je ook zijn contactgegevens mee.
- Welke gegevens verzamel je?
- Met welk doel verzamel je die gegevens?
- Op basis van welke wettelijke grond verzamel je de gegevens? Dit zal vaak een combinatie zijn tussen de toestemmingsgrond en de noodzakelijkheidsgrond (de noodzakelijkheid om de goederen te leveren).
- Met wie deel je de gegevens allemaal? (bv. extern marketingbedrijf, boekhouder, universiteiten voor analytische studies…)
- Wat doe je om de gegevens te beschermen?
- Gedurende welke termijn bewaar je de gegevens?
- Wat zijn de rechten van de gebruikers en hoe kunnen ze die rechten uitoefenen (recht op inzage, recht op rechtzetting, recht om vergeten te worden, recht om toestemming in te trekken, recht om klacht in te dienen…)
- Specifieke vermelding indien gegevens buiten Europa worden verwerkt. Je dient dan ook aan te geven hoe je de veiligheid waarborgt of welke risico’s gebruikers daardoor lopen. Indien gegevens bijvoorbeeld in de VS worden verwerkt, hebben instanties zoals NSA het recht om die gegevens in te zien. Daarvoor moet je waarschuwen opdat de gebruiker zelf kan oordelen of hij zijn persoonsgegevens wel aan jouw webshop wil doorgeven.
- Specifieke vermelding indien geautomatiseerde besluitvorming wordt toegepast.
- De laatste herzieningsdatum van de privacyverklaring.
Eventueel ook cookieverklaring nodig om webshop juridisch sluitend te maken
Bijna elke webshop maakt gebruik van cookies. Zo kunnen ze het gebruikersgedrag monitoren, surfpatronen meten, helpen om gericht te adverteren of moeten ze de website-ervaring verbeteren. In de cookieverklaring informeer je over de gebruikte cookies en hun doelstellingen. Op basis van die cookieverklaring kunnen gebruikers vervolgens beslissen of ze al dan niet cookies aanvaarden.
Verplichte juridische vermeldingen voor het plaatsen van de bestelling
Bovenstaande gegevens moeten nog voor het plaatsen van de bestelling zichtbaar zijn. Omdat het gaat om een verkoop op afstand, moet je bovendien je webshop juridisch aanvullen met een aantal andere verplichte vermeldingen:
- De totale prijs van de goederen, inclusief belastingen;
- Informatie met betrekking tot de wijze van betaling;
- Informatie met betrekking tot de beschikbaarheid en levering;
- Het al dan niet bestaan van een herroepingsrecht en de modaliteiten voor de uitoefening van het herroepingsrecht;
- Een herinnering aan de wettelijke garantiewaarborg waarop de consument recht heeft.
Indien van toepassing, zullen ook volgende bepalingen vooraf moeten worden gecommuniceerd:
- Het modelformulier voor het uitoefenen van het herroepingsrecht;
- Het beleid inzake klachtenbehandeling;
- De voorwaarden van de bijstand na verkoop of de commerciële garanties;
- De (minimum)duur van de overeenkomst en de verlengings- en opzeggingsvoorwaarden;
- De eventuele toegang tot buitengerechtelijke klachten- en geschillenbeslechtingprocedures.
Deze bepalingen moeten in een duidelijke en begrijpbare taal weergegeven zijn. In de praktijk zullen ze steeds zijn opgenomen in de algemene voorwaarden van de webshop. Vergeet dan wel niet om de klant, bij het plaatsen van de bestelling, de algemene voorwaarden van je webshop juridisch te laten accepteren. Dit moet uitdrukkelijk gebeuren, bijvoorbeeld door het aanvinken van een daarvoor voorzien vakje.
Verplichte juridische vermeldingen bij de bestelprocedure
Eenmaal de klant zijn winkelwagentje naar de bestel- en betaalprocedure brengt, moeten er opnieuw een aantal verplichte vermeldingen worden opgenomen:
- Een overzicht van de talen waarin het contract kan worden gesloten (de algemene voorwaarden en verplichte vermeldingen moeten ook in die talen raadpleegbaar zijn);
- Een duidelijk overzicht van de bestelprocedure, vaak weergegeven door middel van een stappenplan dat de consument doorloopt;
- Eventuele leveringsbeperkingen (bv. “Enkel levering in België, Nederland en Luxemburg”)
- De aanvaarde betaalmiddelen
- Een overzicht van de voornaamste kenmerken van het bestelde product, de prijs en eventuele voorwaarden bij duurovereenkomsten;
- De betalingsverplichting bij het plaatsen van een bestelling.
Verplichte juridische vermeldingen na het plaatsen van een bestelling
Na het plaatsen van de bestelling moet je webshop juridisch verplicht een bestelbevestiging bezorgen. Meestal doet men dat per mail, maar in principe kan dat ook per brief of cd-rom. De bestelbevestiging moet alle informatie bevatten die voor het plaatsen van de bestelling moet worden meegedeeld, tenzij dat eerder al werd bezorgd. Deze informatie moet ten laatste op de dag van de levering worden ontvangen, waardoor een mail inderdaad het makkelijkste middel is om als webshop juridisch in orde te zijn.
