Mag je zomaar stagiaires aannemen? Als zelfstandige mag je perfect een stagiair aannemen, maar natuurlijk niet zomaar. Wil je een stagiair in dienst nemen, dan moet je nu eenmaal een aantal regels respecteren. Er zijn voortdurend studenten op zoek naar een stageplaats en zij kunnen heus wel een meerwaarde zijn voor jouw onderneming. Wil ook jij een stagiair aannemen? Lees dan zeker even deze vier tips en aandachtspunten om vlekkeloos een stagiair in dienst te nemen.
# 1. Stagiaire aannemen? Eerst actief werven
In sommige ondernemingen moeten ze stagiairs als wespen van zich afslaan. Zeker bij ngo’s of internationale bedrijven stromen de spontane sollicitaties binnen. Wil je daarentegen een stagiaire aannemen voor je eenmanszaak? Dan zal je stagiairs op weg moeten helpen naar je onderneming. Schrijf daarom zelf hogescholen en universiteiten aan en geef aan dat je een stagiair in dienst wil nemen. Zij beschikken meestal over een interne database en nemen je daarin op. Ook kan je de vacature zelf online plaatsen op je eigen website of via platformen als Mijnstage.be of Student.be.
# 2. Ga na wat stagiaire aannemen kost
Indien het gaat om een verplichte studiestage, is de stage onbezoldigd. Je hoeft dan geen loon uit te betalen en geen loonbriefje te maken. Anderzijds mag je wel bepaalde onkosten vergoeden, denk bijvoorbeeld aan verplaatsingskosten of kosten voor maaltijden. Stem dan wel even af met de academische instelling wat al dan niet is toegestaan, opdat de stagiair achteraf niet tegen problemen aanloopt.
Gaat het daarentegen om een vrijwillige beroepsinlevingsstage buiten het academisch kader? Dan betaal je een minimale stagevergoeding die gelijk is aan 50% van het GMMI. Een hogere vergoeding mag, maar is niet verplicht. Bij deeltijdse stage wordt de minimumvergoeding wel gewoon geproratiseerd. Best contacteer je hiervoor je sociaal secretariaat die de minimumvergoeding voor jou zal bepalen. Overigens dringen ook extra kosten zich op, want je moet dan zelf een verzekering afsluiten voor de stagiair en je moet je eventueel aansluiten bij een EDPBW (Externe Dienst voor Bescherming en Preventie op het Werk). Daarom is een BIS-stagiair aannemen voor de eenmanszaak vaak minder interessant.
# 3. Doe, zo nodig, een Dimona-aangifte
Veel ondernemingen die een stagiair aannemen, vergeten een Dimona-aangifte te doen. Nochtans is dat in sommige gevallen wel verplicht. Dat is sowieso verplicht bij een beroepsinlevingsstage, maar dat kan ook het geval zijn bij een onbezoldigde studiestage. Dit wel alleen wanneer de duurtijd van de stage niet expliciet werd bepaald en de student meer dan zestig dagen in een academiejaar bij jou werkt. In dergelijke gevallen moet je een Dimona without DmfA opstellen. Bovendien ben je dan verplicht om je aan te sluiten bij een EDPBW.
# 4. Stagiaire aannemen? Schenk belang aan de stageovereenkomst
Bij een beroepsinlevingsstage moet je zelf een schriftelijke overeenkomst opstellen met de stagiair. Hierin moeten een aantal verplichte vermeldingen worden opgenomen. Schenk daar belang aan en bescherm ook je eigen onderneming, zeker indien de stagiair in contact komt met kritieke informatie. Laat de stageovereenkomst eventueel opstellen door een jurist, maar je sociaal secretariaat kan je vast wel een modelovereenkomst bezorgen. Gaat het om een verplichte studiestage? Dan wordt er een drieledige overeenkomst afgesloten die over het algemeen door de academische instelling wordt opgesteld. Onderteken dat niet zomaar maar ga goed na welke clausules daarin zijn opgenomen. Stuur eventueel aan op het toevoegen van een geheimhoudingsbeding.
