Door de vele praktische drempels zien webshopeigenaars vaak op tegen een internationale focus, terwijl er voor bepaalde producten echt wel een markt is. Zeker als het op kwaliteit aankomt kijkt men vaak naar Europa. Het klopt inderdaad wel dat je wat extra aandacht moet schenken aan internationale zendingen, maar heel ingewikkeld hoeft het zeker niet te zijn. Daarom alvast deze vier tips om veilig je pakjes te zenden naar het buitenland.
# 1. Veilig inpakken van zendingen
Wie de bagageafhandelaars op de luchthaven al bezig heeft gezien, weet dat het er soms hardhandig aan toe gaat. Ook met pakjes is dat wel vaker het geval, zeker bij internationale transporten. Als je breekbare spullen verzendt zou ik niet twijfelen, maar ook bij andere pakjes is het echt belangrijk dat je ze goed stevig verpakt. Kies voor een stevige doos en zorg dat je zending niet gaat schuiven, bijvoorbeeld door schuimbuffers te gebruiken. Pak je product daarnaast goed in met noppenfolie. Weet wel dat noppenfolie in verschillende uitvoeringen komt. Meestal zal standaard noppenfolie een dikte hebben van 70 μm en dat zal ook wel volstaan, maar bij breekbare spullen kan je gerust ook kiezen voor extra dik noppenfolie dat een nog betere bescherming biedt tegen harde klappen. Versterk ten slotte alle hoeken en openingen met tape. Eigenlijk moet je erop kunnen vertrouwen dat je pakje bestand moet zijn tegen een val van 1,5 meter hoogte, zeker als je naar Aziatische landen verzendt.
# 2. Let op het formaat van de verpakking
Informeer steeds naar de verpakkingseisen. Als je bijvoorbeeld een beroep doet op bpost vind je meteen ook wat de minimum- en maximumafmetingen zijn en zit je ook qua internationale eisen goed. Ook andere pakjesbezorgdiensten stellen zo’n informatie beschikbaar. Het is heel belangrijk dat je pakje aan deze eisen voldoet omdat ze anders, in het beste geval, veel vertraging kunnen oplopen.
# 3. Voldoe aan alle douaneformaliteiten
Voor zendingen binnen de EU hoef je geen rekening te houden met douanedocumenten, maar bij zendingen buiten de EU is dat wel het geval. De C23-douaneverklaring heb je dan steeds nodig, maar bij zendingen met een waarde van meer dan 1.000 euro moet je daarbovenop ook vier exemplaren van de factuur en een EAD/UGD (enig administratief document / uitvoergeleidedocument) toevoegen. Houd er wel rekening mee dat er in het derde land bijzondere voorwaarden kunnen gelden. In China moet de ontvanger bijvoorbeeld over een speciale licentie beschikken wanneer je cosmetica verzendt. Er bestaan gelukkig speciale softwaresystemen die je helpen met het voorbereiden van internationale zendingen, die je bovendien eenvoudig met je webshop koppelt.
# 4. Verzekerd verzenden
Eigenlijk is dit een keuze die je zelf moet maken, maar vooral wanneer je naar exotische bestemmingen zendt is een verzekering toch wel aangeraden. Dit omdat pakjesbezorgdiensten maar heel beperkt aansprakelijk zijn bij schade of verlies. Het goed inpakken van je pakje met bijvoorbeeld noppenfolie helpt schade te voorkomen, maar dat helpt natuurlijk nog niet om je pakje op zijn bestemming te laten aankomen. De prijs van de zending is afhankelijk van de verzekerde waarde. Informeer altijd bij je verzendingspartner of verzekeren mogelijk is. Sommige producten zoals glaswerk weigert men over het algemeen te verzekeren en ook voor zendingen naar bepaalde landen, zoals Afghanistan of Nigeria, zijn verzekeringen vaak geen optie.
