Overstappen van boekhouder is helemaal niet moeilijk. Je kan gewoon een nieuwe boekhouder benaderen en hem machtigen om het dossier op te vragen. Toch zijn er een aantal zaken waaraan je moet denken als je wil overstappen van boekhouder. Hieronder zijn de belangrijkste zaken weergegeven.
Waarom overstappen van boekhouder?
Er zijn verschillende redenen waarom je overstappen van boekhouder overweegt. Overstappen van boekhouder kan je bijvoorbeeld doen omdat je meent dat je boekhouder te duur is en je elders kan besparen. Ook kan je overstappen van boekhouder overwegen omdat het niet meer helemaal botert, bijvoorbeeld omdat er eerder een fout is gemaakt of omdat de ondersteuning tijdens de fiscale controle niet helemaal naar wens was. Waarom je ook wil overstappen van boekhouder: overstappen van boekhouder gaat snel en eenvoudig.
Overstappen van boekhouder is niet moeilijk
Hoe dan ook zijn boekhouders professionals en zullen ze jou niet zomaar saboteren omdat jij wil overstappen van boekhouder. Zelfs als ze dat al zouden willen doen, zou het ingaan tegen de contractuele afspraken, de goede trouw en tegen de deontologische regels. Deze deontologische regels geven aan dat de boekhouder zijn beroep in alle waardigheid en eerlijkheid moet uitoefenen.
Overstappen van boekhouder verloopt dan ook altijd vlot en de boekhouder zal zelfs na een bitse ruzie meewerken aan de overstap. Hij zal de nieuwe boekhouder zo nodig van het een en ander op de hoogte brengen. Als er problemen zouden zijn met je boekhouder, kan je ook altijd een nieuwe boekhouder machtigen om de boekhouding bij je oude boekhouder op te halen. De nieuwe boekhouder zal dan de overstap voor je regelen en de oude boekhouder contacteren.
Ook goed om te weten is dat een boekhouder geen retentierecht heeft op je boekhouding. Zo’n retentierecht ken je bijvoorbeeld van de fietsenmaker die kan weigeren om je herstelde fiets mee te geven als je niet betaalt. De boekhouder heeft dit recht niet en zal de boekhouding moeten overdragen, zelfs bij onbetaalde facturen of lopende juridische procedures.
Op het juiste moment overstappen van boekhouder
Hoewel er een risico bestaat op opzegboetes, waarover we het later nog hebben, kan je in principe altijd overstappen van boekhouder. Toch kies je het moment waarop je gaat overstappen van boekhouder maar beter goed uit. Zeker op het einde van een lopend kwartaal laat je alles beter nog door de vorige boekhouder uitvoeren.
Je zit namelijk met een aantal krappe deadlines, er zijn reeds boekingen uitgevoerd waar je huidige boekhouder beter zicht op heeft en alle facturen en informatie liggen nog bij hem. Bovendien heeft je nieuwe boekhouder weinig tijd om zich in het dossier te verdiepen. Sommige boekhouders zullen zelfs het werk van de vorige boekhouder standaard helemaal opnieuw doen en dan moet je twee keer betalen. Dat laatste klinkt vreemd, maar uiteindelijk is het ook logisch: de boekhouder moet een deugdelijke boekhouding garanderen en kan aansprakelijk worden gesteld als de boekhouding niet voldoet.
In een ideaal geval wacht je met het overstappen van boekhouder tot het begin van het volgende boekjaar of toch minstens tot het begin van een nieuw kwartaal.
Waarop letten bij het overstappen van boekhouder?
In principe kan je steeds overstappen van boekhouder, maar je moet wel rekening houden met contractuele afspraken. Zo is er vaak in het contract opgenomen dat je voor het overstappen van boekhouder een opzegtermijn moet respecteren. Het gaat daarbij meestal om een redelijke opzegtermijn van 2 tot 3 maanden. Ook wanneer er geen schriftelijk contract is, mag er van jou verlangd worden dat je te goeder trouw handelt en een soortgelijke redelijke opzegtermijn hanteert.
Weet dat het hanteren van een redelijke opzegtermijn niet alleen in het voordeel is van de boekhouder, maar ook in je eigen voordeel speelt. Tijdens deze opzegperiode kan de boekhouder het dossier namelijk voorbereiden zodat de volgende boekhouder enkel nog maar even moet inpikken. Hoe dan ook: als je de opzegtermijn niet respecteert, is een opzegboete niet ongewoon.
Wil je overstappen van boekhouder omdat een andere boekhouder goedkoper lijkt te zijn, dan raden we aan om goed op te letten. Boekhouders kunnen op de meest uiteenlopende manieren hun tarieven berekenen. Een boekhouder met een hoger uurtarief krijgt misschien meer op een uur gedaan en een boekhouder met een hoger forfait heeft misschien meer standaarddiensten in zijn pakket zitten. Vergelijken is moeilijk en uiteindelijk is het ook de vraag wat de ROI van beide boekhouders is. Als je het aandurft, is het een goed idee om je huidige boekhouder ermee te confronteren. Geef aan dat je overstappen van boekhouder overweegt en leg uit waarom je overstappen van boekhouder overweegt. Geef je boekhouder minstens een kans op weerwoord en neem pas dan een definitieve beslissing.
Maak ten slotte heel goede schriftelijke afspraken met je nieuwe boekhouder. Wel vaker wil men overstappen van boekhouder na onvrede met de huidige boekhouder, maar gaat het daarbij wel om zaken die op papier stonden of die net helemaal niet waren afgesproken. Doe het deze keer meteen goed en zoek een nieuwe boekhouder die ideaal bij je bedrijf aansluit. Maak duidelijke afspraken, geef duidelijk aan waar zijn bevoegdheden liggen en zorg dat alles netjes op papier staat. Zo moet je niet binnen de kortste keren opnieuw overstappen van boekhouder.
Wat kost overstappen van boekhouder?
In principe kost overstappen van boekhouder niks, maar het antwoord is in de praktijk wel iets genuanceerder. Bij het overstappen van boekhouder kan je namelijk te maken krijgen met opzegboetes. Bovendien moet je er rekening mee houden dat de huidige boekhouder meteen ook de afrekening zal maken voor zijn ereloon. Dat zijn kosten die je anders mogelijk later had moeten betalen, maar ze zijn nu wel ineens te voldoen. Alsook kan het dat er bij het overstappen van boekhouder extra werk wordt geleverd. Dit resulteert in extra kosten. En het kan ook dat een boekhouder het werk van de vorige boekhouder deels opnieuw zal doen, maar dit kan je maximaal voorkomen door te switchen bij het begin van een nieuw boekjaar.
