Kosten die je maakt voor het verwerven van belastbare inkomsten, zijn aftrekbaar als beroepskosten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de kosten voor de huur van een kantoorruimte in de stad, de internetrekening en de energierekening. Maar ook indien je kantoor houdt in je eigen woning of in een huurwoning, kan je die kosten als werkelijke beroepskosten aftrekken. Je kan in principe zelfs je huur inbrengen als beroepskost. Wel zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden.
Werkelijke beroepskosten bewijzen in functie van oppervlakte
Wanneer je niet over aparte energietellers beschikt, is het natuurlijk niet eenvoudig om de werkelijke beroepskosten te bewijzen. De fiscus aanvaardt daarom een forfaitaire opdeling op basis van de oppervlakte van de werkruimte. Stel dat je een bureau hebt van 20 m², terwijl de woning een totale oppervlakte heeft van 200 m², dan mag je dus 10% van de kosten als beroepskosten inbrengen. Het gaat dan om 10% van de huur, de internetrekening, de energierekening, de interesten op de lening, de afschrijving op 33 jaar etc.
Onthoud dat er soms ook sprake kan zijn van een deel privégebruik, bijvoorbeeld wanneer je het bureau ook ’s zondags gebruikt voor je persoonlijke administratie. In dat geval beperk je de aftrekbare beroepskosten natuurlijk in functie van het zakelijk gebruik. Gebruik je het thuisbureau vijf dagen per week professioneel en 1 dag privé? Dan is 1/6de ook gewoon privégebruik en kan je dat deel dus niet als beroepskosten aftrekken. In bovenstaand voorbeeld resulteert dat in een aftrekbaarheid van 8,33% van alle gemeenschappelijke kosten.
In het verleden werd er al verschillende keren getracht om het beroepsdeel van de woning op andere manieren te bepalen, bijvoorbeeld door de werkelijke beroepskosten bij een nieuwbouw te bewijzen in functie van facturen van aannemers. Toch is zowel de rechter als de fiscus duidelijk en stellen zij dat de oppervlakteberekening de enige objectieve manier is om de beroepskosten aan te tonen.
Ook andere delen van de woning aftrekbaar
Bovenstaande fiscale regel houdt enkel rekening met de kantoorruimte. Maar vaak worden ook andere delen van de woning gebruikt. Bijvoorbeeld omdat klanten via een gemeenschappelijke gang worden ontvangen. Of omdat klanten naar een gemeenschappelijk toilet kunnen gaan. Of nog andere keren omdat je boekenkast in de living staat. Daardoor mag je het aftrekbaar percentage naar boven bijstellen.
Hier moet je in principe wel eveneens de beroepskosten bewijzen in functie van de oppervlaktebreuk. Voor de boekenkast in de living kan je bijvoorbeeld rekening houden met het oppervlak dat de boekenkast inneemt om het mee in de teller van voorgaande breuk te verwerken.
Soms is zo’n aanpak echter niet mogelijk, bijvoorbeeld wanneer het toilet of de gang zowel privé als zakelijk wordt gebruikt. In dat geval kan je het aftrekbaar percentage berekenen door dezelfde breuk toe te passen op de gemene delen (in bovenstaand voorbeeld dus 10%). Stel bijvoorbeeld dat voorgaande breuk (20/200) behouden blijft en je de hal (10 m²) en het toilet (4m²) ook zakelijk gebruikt. In dat geval mag je ook 10% van 14m² in de teller verwerken. Het totaal aftrekbaar percentage zal dan nog iets hoger uitvallen. In plaats van 10% (20/200) is dan immers 10,7% (21,4/200) fiscaal aftrekbaar als beroepskost, eventueel nog bij te stellen in functie van het privégebruik van het kantoor.
Diezelfde redenering pas je bijvoorbeeld ook toe op gemeenschappelijke delen van appartementen. Wanneer klanten bijvoorbeeld door de gemene gang moeten, is het niet onlogisch dat je de syndicuskosten volgens dezelfde breuk in mindering brengt.
Sommige kosten toch integraal aftrekbaar als beroepskosten
Kosten die je enkel maakt voor privégedeeltes van de woning, zijn niet fiscaal aftrekbaar. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor het schilderen van je slaapkamer. Andersom geldt echter hetzelfde. Indien je het raam in je bureau laat vervangen of indien je een poetsdienst enkel je bureau laat kuisen, gaat het louter om zakelijke kosten. Dergelijke beroepskosten zijn in principe 100% aftrekbaar, tenzij een deel wordt verworpen omwille van privégebruik.
Bij woninghuurovereenkomst niet zomaar beroepskosten als zelfstandige inbrengen
Wanneer je een woning huurt mag je in principe ook voorgaande redenering toepassen om een deel van de kosten als beroepskosten in te brengen. Je mag zelfs je huur inbrengen als beroepskost.
Toch is het hier opletten geblazen. In principe wordt de verhuurder immers alleen belast op basis van het kadastraal inkomen van het verhuurde onroerend goed. Maar wanneer je beroepskosten inbrengt, zal de verhuurder op de werkelijke huurinkomsten worden belast. De verhuurder krijgt met andere woorden een fikse navordering in de bus. Dat is niet alleen het geval indien we de huur inbrengen als beroepskost, maar ook indien we andere kosten zoals de energierekening of internetrekening inbrengen.
Om zich tegen dergelijke situaties in te dekken, zal de verhuurder meestal een expliciet verbod opnemen in de huurovereenkomst. In standaardovereenkomsten is zo’n clausule steeds opgenomen. Hierdoor heeft de verhuurder recht op een schadevergoeding ter waarde van die navordering, waardoor het ook jou veel kan kosten. Die schadevergoeding is uiteraard opnieuw aftrekbaar als beroepskost.
Enkel wanneer je een erg groot deel van de woning zakelijk gebruikt, is het om fiscale redenen soms alsnog een interessantere piste. Maar dan overleg je natuurlijk best gewoon even met je verhuurder en kies je er bijvoorbeeld voor om de clausule te schrappen in ruil voor een hogere huurprijs, waarbij de hogere huurprijs het fiscaal verschil moet dekken.
