Hoe graag organisaties ook willen, hun bedrijfsprocessen verlopen lang niet altijd even soepel. De structuur mist en het voelt soms inefficiënt. Dit kan anders. Hoe? Met workflows: optelsommen van taken en acties van een of meer processen. De juiste software, zoals workflowmanagement software, verbetert je bedrijfsprocessen op meerdere manieren. In dit blog leggen er er 3 uit.
Maar eerst: wat is een workflow precies?
Wikipedia geeft de volgende definitie van de term ‘workflow’: een workflow bestaat uit een georkestreerd en herhaalbaar activiteitenpatroon, mogelijk gemaakt door de systematische organisatie van middelen in processen die materialen transformeren, diensten verlenen of informatie verwerken.
Voorbeeld van een workflow in de HR
In de HR zijn er veel repeterende bedrijfsprocessen. Voor iedere sollicitant wordt een sollicitatiegesprek gepland en op basis van dat gesprek volgt een beslismoment: de sollicitant wordt aangenomen of niet. Het maken van afspraken, het arbeidscontract opmaken en ondertekenen, salarisonderhandelingen zijn allemaal stappen die geautomatiseerd kunnen worden met workflows.
En als de sollicitant wordt aangenomen kan er een nieuwe workflow gestart worden: het onboarding process. Denk aan het bestellen van hardware (laptop en telefoon), een e-mailadres aanmaken, de nieuwe medewerker toevoegen aan de verschillende bedrijfs accounts of online omgeving.
Je maakt minder fouten
Fouten maken is menselijk, het hoort er nu eenmaal bij. Toch kun je fouten in bedrijfsprocessen wel minimaliseren. Workflows kunnen je daarbij helpen. Een goed ingericht systeem verkleint de kans op fouten. En gebeuren ze toch, dan laat het systeem je precies zien waar in het proces er iets is misgegaan. Zo kun je ervoor zorgen dat het een volgende keer niet meer gebeurt. Optimalisatie in pura forma!
Betere samenwerking tussen verschillende afdelingen
Workflows doen ook iets anders: ze zorgen dat je organisatie als geheel beter gaat samenwerken. Waarschijnlijk communiceren collega’s onderling al veel met elkaar, via apps als Slack of Teams. Maar: zijn hun werkzaamheden net zo sterk met elkaar verbonden? Waarschijnlijk niet – anders las je dit blog niet.
Een workflow-systeem combineert informatie en data van meerdere tools. Het grote voordeel voor productiviteit: werkzaamheden volgen elkaar beter op. Als een collega van afdeling A iets af heeft, krijgt de collega van afdeling B daar automatisch een melding van.
Minder tijdrovende klusjes, verhoogde productiviteit
Workflows zijn altijd geautomatiseerd. Dit betekent dat jij en je collega’s geen tijd meer kwijt zijn aan het handmatig updaten van gegevens op meerdere locaties. Met worfklows formuleer je taken en regels. Die doen een groot deel van het werk dat jij anders zou moeten doen: laten weten dat iets af is of een mail doorsturen. Richt het systeem zo in dat een afgeronde taak automatisch wordt doorgestuurd naar de betreffende collega. Dan kun jij je met het echte werk bezighouden.
Automatisering is het vervangen van menselijke arbeid door machines of computers en computerprogramma’s.”
Het werk dat mensen eerst deden, wordt na automatisering door machines en computers gedaan. Logische processen met duidelijke regels zijn bij uitstek geschikt om te automatiseren. Voorbeelden van logische kantoorprocessen zijn verlofregistratie, voorraadbeheer en een in-dienst-proces.
