Papieren werkbonnen kennen een aantal nadelen. Je moet een papieren werkbon per slot van rekening maken, invullen, inleveren en vervolgens ook nog even digitaliseren. Heel tijdrovend, het handschrift is niet altijd even eenvoudig te lezen, het valt maar moeilijk bij te houden of alles wel correct werd ingeleverd en bovendien is een foutje al snel gemaakt. Dankzij digitale werkbonnen maak je niet alleen komaf met de papieren rompslomp, maar optimaliseer je tegelijk het volledig werkproces. Toch zijn er nog een aantal voordelen aan digitale werkbonnen verbonden. Hieronder vind je de belangrijkste terug.
# 1. Het overzicht bewaren
Digitale werkbonnen heb je altijd op zak dankzij een app die gewoon op je smartphone draait. Bovendien is alles altijd helemaal up-to-date en krijgen medewerkers meteen een nieuwe taak toegewezen, wat het toch veel flexibeler maakt dan papieren werkbonnen. Zo heeft niet alleen de medewerker voortdurend inzicht in de planning, maar ook projectplanners behouden het overzicht. De volledige administratie is per slot van rekening gecentraliseerd en kan je eenvoudig doorzoeken. Hierdoor kijk je ook terug naar afgesloten projecten en kan je eenvoudiger rapporteren.
# 2. Sneller en efficiënter werken
Het grote voordeel is natuurlijk dat je definitief vaarwel zegt tegen de papieren rompslomp. Zo’n papieren rompslomp kent sowieso beperkingen en is heel omslachtig. Vooral bij buitendienstmedewerkers is dat de waarheid, zeker als je voortdurend heen en weer moet bellen om elke individuele medewerker op de hoogte te brengen. Via een digitale werkbon krijgen ze daarentegen in real-time de informatie door en weten ze meteen waar en wanneer ze welke taken moeten doen. Omdat alles bovendien ook nog eens geautomatiseerd is en automatisch digitaal beschikbaar is, neemt het risico op fouten gelijktijdig af.
# 3. Ook nuttig voor de verdere administratie
Digitale werkbonnen gaan verder dan het bijhouden van de werkbonadministratie. Zo stuur je bijvoorbeeld instructies en documenten met de werkbonnen mee of kunnen medewerkers in een mum van tijd foto’s toevoegen van het uitgevoerde werk. Vinden deze werken plaats bij de klant? Dan vraagt de medewerker om meteen even een handtekening te plaatsen. Lekker duidelijk en ook een bewijsstukje bij eventuele latere discussies.
Daarnaast zijn er applicaties die verder gaan dan de projectplanning en die je naadloos integreert met andere softwarepakketten. Zo gebruik je de administratie om automatisch een factuur te genereren die je ook nog eens meteen correct in je boekhouding verwerkt. Gebruik je maatwerk software? Dan kan je vaak ook de open API gebruiken om zelf een koppeling te voorzien.
# 4. Minder papier, beter voor het milieu
Met papieren werkbonnen heb je eigenlijk twee keuzes: digitaliseren of bewaren. Het eerste zorgt voor heel wat extra werklast, het tweede voor overvolle kasten. Zeker als je de werkbonnen jaren bewaart, is het niet onlogisch dat je kasten uitpuilen van de administratie. Daar nog snel even de juiste werkbon in vinden blijkt nagenoeg onmogelijk te zijn. Door te kiezen voor digitale werkbonnen neem je die twee euvels gelijktijdig weg. Digitaliseren is niet meer nodig en ook papierwerk kan overboord worden gegooid. Gegevensverlies hoef je niet te vrezen dankzij back-ups. Niet alleen bespaar je zo op tijd en papier, maar bovendien is het ook nog eens goed voor het milieu.
# 5. Kostenbesparing
Het gebruik van digitale werkbonnen is niet gratis. Afgezien daarvan is het wel een heel goede manier om te besparen. Besparen omdat je minder moet drukken. Besparen omdat er geen verwarring ontstaat en je meteen je zaakjes op orde hebt. Besparen omdat de administratieve druk afneemt en besparen omdat je niet met fouten of onduidelijkheden te maken krijgt die je moet rechtzetten. Hoe hoog de besparing oploopt, verschilt van onderneming tot onderneming. Navraag leert echter dat het voor grotere bedrijven tot duizenden euro’s per jaar kan schelen.
